Jak mówić i pisać, żeby nas rozumiano?

Komunikacja interpersonalna na odpowiednim poziomie jest obecnie pożądaną umiejętnością w wielu zawodach. W sieci i poza nią możemy znaleźć mnóstwo kursów i warsztatów poświęconych tej tematyce. Ja dla odmiany proponuję jedno darmowe, które wymaga jedynie odrobiny refleksji.Sami zobaczcie, jak działa kilka kluczowych zasad mówienia, żeby nas zrozumiano (co w wielu punktach jest zbieżne z tym jak tworzyć teksty do odbiorcy):

  1. Treść komunikatu musi być dostosowana do odbiorcy

    Można wymyślać pięknie brzmiące, nawet poetyckie przekazy, jednak to nie da żadnego efektu, jeżeli treść komunikatu nie będzie dostosowana do odbiorcy. Prosta i kluczowa zasada: myśl, jak odbiorca. Wszystko jedno jakie szkoły skończyłeś i jak wielka jest Twoja wiedza w danej dziedzinie- selekcjonuj informacje. Zastanów się dokładnie i staraj przekazać tyle, ile odbiorca jest w stanie przyjąć. Nie przeładuj go informacjami, bo jedynie poczuje się zagubiony, ale też nie dawaj za mało, żeby nie poczuł się znudzony.

    Przykład:

    Osobiście z uśmiechem przysłuchuję się, jak mąż wprowadza 1,5 córkę w tajniki parzenia kawy: „Popatrz, tu jest młynek żarnowy. On ma tutaj takie żarna, które jak kręcimy korbką, to mielą kawę” albo „zobacz, to jest ekspres ciśnieniowy. Tu się wytwarza ciśnienie, które wypycha kawę” itp 🙂 Nie do końca jestem przekonana, że ona jest na tym etapie rozwoju w stanie przyjąć ten komunikat, ale słucha z uwagą. Przyznam szczerze, że podoba mi się Jego tłumaczenie świata.

  2. Im prościej, tym lepiej

    W prostocie siła. Komunikat musi być zbudowany bez długich wielowątkowych zdań. Im krócej, im prościej, tym lepiej. W przypadku dzieci i szerokiego grona odbiorców unikaj abstrakcyjnego myślenia, bo ono nie zapewnia tego, że odbiorca odbierze komunikat tak, jak chcieliśmy go nadać. Zresztą nie tylko u dzieci. W przypadku trafiania do mas liczą się proste zdania i proste słownictwo, ot, co! Zwłaszcza, gdy przedstawiamy wiedzę specjalistyczną osobom spoza branży. Używanie wysublimowanego słownictwa czy języka wysoko specjalistycznego tam, gdzie nie jest to konieczne rzadko się sprawdza.

    Przykład:

    Jak sprawdza się abstrakcyjne słownictwo u dziecka: córka słysząc męża rozmawiającego z teściem: „To my do was podskoczymy”, nie zrozumiała, że trzeba ubierać buty, tylko zaczęła skakać „hop, hop, hop”.

    Jak komiczne może być zgrywanie się na mądrzejszego niż się jest: pewien nastolatek (15-16l) dzwonił do sklepu meblowego, w którym miał zakupione łóżko, bo w łóżku pękła mu sprężyna do otwierania szuflady. Tarzałam się ze śmiechu, gdy usłyszałam z jego ust: „W wyniku eksploatacji łóżka awarii uległa sprężyna…”

  3. Unikaj rozpraszaczy

    Bez znaczenia czy piszesz tekst na bloga, czy rozmawiasz z dzieckiem, czy prowadzisz warsztaty. Jeżeli tylko naprawdę zależy Ci na tym, żeby komunikat dotarł do odbiorcy, to musisz starać się wyeliminować wszelkie rozpraszacze. Przy rozmowie z dzieckiem to wyłączenie telewizora, radia, przejście do pustego pokoju. W rozmowie z drugim człowiekiem podobnie – znalezienie cichego pomieszczenia, wyciszenie telefonu i najlepiej odłożenie go dalej niż w zasięgu ręki itp. – proste sztuczki.

    W przypadku pisania tekstów na blogu – ogranicz ilość wyświetlanych pop-up’ów, czy reklam na stronie. Niech nie będzie ona krzykliwa, ale jak najbardziej pozwoli odbiorcy skupić się na tekście właściwym.

  4. Sprawdzaj, czy komunikat został zrozumiany

    Jeżeli mówisz, to podkreśl kilka razy to, co jest najważniejsze w Twoim przekazie i poproś odbiorcę, żeby powtórzył (najlepiej swoimi słowami). Nie, nie musisz (a w pewnych wypadkach nawet nie powinieneś) tego robić wprost, ale dobrze wkomponuj to w Twoją wypowiedź. Np. możesz zakończyć spotkanie: „dobrze, to podsumowując, robimy teraz to, to i to w taki sposób”.

    Zadawaj też pytania kontrolne, żeby sprawdzić, czy na pewno komunikat jest dobrze rozumiany. Taki feedback możesz też otrzymać do tekstu na blogu poprzez odpowiednio sformułowane pytanie na końcu, które otwiera dyskusję.

    W przypadku rozmów biznesowych najlepszym sposobem jest opracowanie notatki biznesowej i rozesłanie uczestnikom – w razie niejasności w zespole rozgorzeje dyskusja, która pozwoli wyeliminować niejasności.

    I widzę, że jest to ważne, bo przy rozmowie z dzieckiem jest podobnie. Mówisz, mówisz, mówisz a i tak nie masz pewności, czy dotarło, to sprawdzasz: -„Dlaczego masz nie skakać po tapczanie?” -„Bam!” -„Tak, możesz spaść. A co potem będzie się działo?” -„Ała!”. I tak milion razy aż w końcu dotrze. 😉

  5. Ważny kontakt wzrokowy (dot. tylko komunikacji bezpośredniej)

    Nie ma co ukrywać, jeżeli chcemy naprawdę skutecznie się komunikować, najlepiej jest zachować kontakt bezpośredni. To pozwala na lepszy odbiór tego, co przekazać nam chce odbiorca komunikatu (np. umiejętne odczytywanie mowy ciała pozwala nam ocenić, czy jest zainteresowany, czy znudzony). Ale także pozwala lepiej dotrzeć z komunikatem – np. poprzez zachowanie kontaktu wzrokowego. Jeżeli skutecznie chcesz trafić do dziecka nie możesz mówić odwrócony plecami, czy zza telefonu bo ono zaabsorbowane zabawą w ogóle nie koduje, że to od niego czegoś chcesz (albo koduje, tylko wolniej). Tłumacząc coś najlepiej zejść do poziomu dziecka albo wziąć je na kolana i patrzeć w oczy.

    U dorosłych działa to podobnie, tylko raczej nie zabieramy się na kolna, ale jeżeli już rozmawiamy, to rzadko zachowujemy różną perspektywę – zazwyczaj mówiąc do kogoś, kto stoi, wstajemy a do kogoś kto siedzi – siadamy. Chyba że chcemy podkreślić swoją dominację albo brak szacunku – ale to już inna kwestia.

Jak mówić, żeby nas zrozumiano? – ćwiczenie

Jest to [tutaj werble] – po prostu rozmowa z dzieckiem. Właściwie to im więcej rozmów, tym lepiej. Moja córka zaczyna dopiero mówić, ale już na jej przykładzie widzę, jak wiele ważnych aspektów komunikacji interpersonalnej jest często pomijanych i ile sama się od niej uczę. Teraz jeszcze lepiej rozumiem, co miała na myśli jedna z moich szefowych zawsze podkreślając, żeby przy tworzeniu tekstów zawsze traktować ludzi jak dzieci.

Który z tych punktów jest Twoim zdaniem najważniejszy?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.